Datenschutzerklärung

Datenschutzgrundverordnung - DSGVO

Allgemeine Informationen zur Umsetzung der datenschutzrechtlichen Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) im Anwendungsbereich der niedersächsischen Antragsverwaltung

Nachfolgend möchten wir Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen der elektronischen Antragsstellung durch uns informieren. Hier finden Sie die Ihnen nach den datenschutzrechtlichen Regelungen zustehenden Ansprüche und Rechte. Wir weisen darauf hin, dass die DSGVO sowie eine neue Fassung des Niedersächsischen Datenschutzgesetzes ab dem 25. Mai 2018 gelten.

1. Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und an wen kann ich mich wenden?

Verantwortliche Stelle für die Datenverarbeitung:

Niedersächsisches Ministerium für Inneres und Sport
Lavesallee 6
Referat 41
30169 Hannover
E-Mail: poststelle@mi.niedersachsen.de
Telefon: +49 (0) 5111204865

Auftragsverarbeiter:

FJD Information Technologies AG
Domagkstraße 7
85551 Kirchheim bei München
E-Mail: Briefkasten@fjd.de
Telefon: +49 (0) 89 9902 360

IT.Niedersachsen
Göttinger Chaussee 209
30459 Hannover
E-Mail: service@it.niedersachsen.de
Telefon: +49 (0) 5111203699

Zuständige Datenschutz-Aufsichtsbehörde:

Die Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen
Prinzenstraße 5
30159 Hannover
poststelle@lfd.niedersachsen.de

Niedersächsisches Ministerium für Inneres und Sport
Datenschutzbeauftragter
Lavesallee 6
30169 Hannover
datenschutzbeauftragter@mi.niedersachsen.de

2. Wofür verarbeiten wir Ihre Daten (Zweck der Verarbeitung) und auf welcher Rechtsgrundlage?

Wir verarbeiten personenbezogene Daten im Einklang mit den Bestimmun-gen der DSGVO

Die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung personenbezogener Daten ergibt sich aufgrund der gesetzlichen Verpflichtungen im Rahmen, der jeweiligen Antragstellung, die Sie mit der für Sie zuständigen Behörde durchführen möchten.

Die rechtlichen Grundlagen können Sie jederzeit im Leistungsstammtext zur Verwaltungsleistung abrufen. Die Behörde wird Ihnen jeweils als Ansprechpartner im Rahmen des elektronischen Verfahrens angezeigt. Sie können sich in allen Belangen zur Antragsstellung direkt an die für sie zuständige Behörde wenden.

3. Welche personenbezogenen Daten verarbeiten wir als Auftragsbearbeitende Stelle?

Es werden insbesondere folgende Stammdaten zur Nutzung des Antragssystems verarbeitet:

Mindestangaben

  • Anrede
  • Familienname
  • E-Mail Adresse

Optionale Angaben

Sämtliche personenbezogenen Angaben, welche für die Bearbeitung eines gestellten Antrags notwendig sind und in diesem Zusammenhang erhoben werden. Ein Antrag zielt darauf ab, jeweils nach Fachrecht nur die Daten zu erheben, die für das Antragsverfahren zwingend erforderlich sind. Da Sie die Daten selbst eingeben, können Sie über das Belegexemplar erkennen, welche Daten erfasst und übermittelt werden. Bei Unvollständigkeit kann das Verfahren nicht durchgeführt werden. Die empfangende Stelle, die Behörde ist auf die Korrektheit und Vollständigkeit der Daten angewiesen, um das von Ihnen angestoßene Verfahren durchführen zu können.

Log-Dateien

Als Grundlage für die Analyse und Behebung von Fehlern werden Protokolldaten aufgezeichnet.

Cookies

Es werden lediglich sogenannte Session-Cookies verwendet, die den Benutzer gegenüber dem System identifizieren. Ihr Browser löscht diese beim Schließen. Tracking findet nicht statt.

4. Wo werden die Daten gespeichert?

Die Speicherung ihrer Daten erfolgt auf dem GOVOS-Server, so nennt sich das Antragssystem, welcher sich im Rechenzentrum des Landesbetriebs IT.Niedersachsen befindet. Dabei erfolgt die Speicherung der Stammdaten in der Datenbank und der ausgefüllten Anträge im Dateisystem. Dies allerdings nur, wenn Sie die Option Onlineschreibtisch mit einer dauerhaften Registrierung verwenden möchten. Falls Sie diese nicht verwenden, werden die Daten lediglich im Rahmen einer Browsersession zwischengespeichert. Sobald Sie den Browser schließen, sind die Daten gelöscht und können auch nicht wieder hergestellt oder nachträglich eingesehen werden.

5. Wer bekommt meine Daten?

Seitens der Antragsverwaltung erfolgt keine Weitergabe personenbezogener Daten an Dritte, die nicht direkt für das Verfahren verantwortlich sind. Das bedeutet, dass

Ihre Antragsdaten nur und ausschließlich an die zuständige Stelle der jeweiligen Verwaltungsebene des Landes Niedersachsen übermittelt werden, bei der Sie einen Antrag stellen möchten. Im Bedarfsfall können Daten auch an ein Register übergeben werden, wenn das Verfahren den Registerabgleich voraussetzt.

6. Wie lange werden meine Daten gespeichert?

Ihre Antragsdaten werden im Rahmen des Onlineschreibtisches nach Registrierung für ca. ein Jahr (388 Tage) gespeichert. Hierbei erfolgen nach 360 Tagen eine Löschungsankündigung und die finale Löschung 28 Tage später. Die jeweilige Empfangsbehörde wird die Daten gemäß Fachrecht und der niedersächsischen Aktenordnung mit Aufbewahrungsfristen versehen und kann die Daten erst nach Ablauf dieser Fristen löschen.

7. Welche Datenschutzrechte habe ich?

Jede betroffene Person hat das Recht auf Auskunft nach Art. 15 DSGVO, das Recht auf Berichtigung nach Art. 16 DSGVO und das Recht auf Löschung nach Art. 17 DSGVO. Darüber hinaus besteht ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde.

7.1 Recht auf Auskunft

Sie haben das Recht, Auskunft darüber zu verlangen, ob in der Antragsverwaltung oder in der zuständigen Behörde personenbezogene Daten zu Ihrer Person verarbeitet werden und an wen sie im Rahmen des Verwaltungsverfahrens übermittelt werden.

Um Sie als Antragsteller eindeutig identifizieren zu können, bitten wir Sie hierfür einen schriftliche Anfrage zu stellen.

Grundsätzlich ist eine Auskunft nicht kostenpflichtig. Auskunfts- und Informationsbegehren sind in der Regel unverzüglich, innerhalb eines Monats nach Eingang der Anfrage zu bearbeiten. Die Frist kann um zwei Monate verlängert werden, soweit dies unter Berücksichtigung der Komplexität und/oder der Anzahl der Anfragen erforderlich ist. Im Fall einer Fristverlängerung werden wir Sie rechtzeitig informieren.

Eine sichere Kommunikation mit Kommunikationspartnern außerhalb des Landesdatennetzes ist derzeit nicht möglich, deshalb werden aus datenschutzrechtlichen Gründen personenbezogene Daten nicht per E-Mail übersandt. Wenn Sie jedoch darauf bestehen, dass Ihnen der Ausdruck Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten per E-Mail übersandt wird, benötigen wir dafür von Ihnen eine schriftliche Zustimmung/Legitimation.

7.2 Recht auf Berichtigung

Sie haben die Möglichkeit, die von Ihnen bei der Anmeldung oder Registrierung angegebenen Daten selbständig zu berichtigen. Dabei können die notwenigen Stammdaten (Mindestangaben) korrigiert und optionale Angaben geändert und gelöscht werden.

Eine nachträgliche Korrektur bereits übermittelter Anträge ist nicht möglich.

7.3 Recht auf Löschung

Sie haben die Möglichkeit, die von Ihnen freiwillig angegebenen Daten (optionale Angaben) zu löschen.

Des Weiteren haben sie das Recht, die Löschung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten zu verlangen.

Dies können Sie dem Auftragsverarbeiter IT.Niedersachsen schriftlich anzeigen.

7.4 Recht auf Einschränkung der Verarbeitung und Recht auf Widerspruch

Sie haben nicht das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten zu verlangen.

Die erhobenen Daten sind für die Nutzung der Antragsverwaltung zwingend notwendig. Bei gewünschtem Widerspruch der Datenverarbeitung ist die Nutzung der Antragsverwaltung nicht möglich. Sie können sich jedoch die Antragsmuster herunterladen und konventionell der zuständigen Behörde übermitteln.

7.5 Recht auf Datenübertragbarkeit

Sie haben – vorbehaltlich der nachfolgenden Regelungen – das Recht, die Übertragung der sie betreffenden Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu verlangen. Die Daten werden in einem XML Standard an die zuständigen Behörden übermittelt, dabei wird auch eine Leseversion in PDF generiert. Dies geschieht auf einem gesicherten Kanal nach OSCI. Das Recht auf Datenübertragung beinhaltet das Recht zur Übermittlung der Daten an einen anderen Verantwortlichen. Auf Verlangen werden – soweit technisch möglich – Daten daher direkt an einen von der betroffenen Person benannten oder noch zu benennenden Verantwortlichen übermitteln. Das Recht zur Datenübertragung besteht nur für von der betroffenen Person bereitgestellte Daten und setzt voraus, dass die Verarbeitung auf Grundlage einer Einwilligung oder zur Durchführung eines Vertrages erfolgt und mithilfe automatisierter Verfahren durchgeführt wird.

7.6 Recht auf Beschwerde

Wenn Sie der Auffassung sind, dass wir Ihrem Anliegen nicht oder nicht in vollem Umfang nachgekommen sind, können Sie bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde (Punkt 1) Beschwerde einlegen.